Mais fotos...agora dos documentos

alguns dos cartazes de peças de teatro apresentadas por grupos de operários.

Estatuto da Sociedade União Operária

Oi gente, enfim encontramos!! Antes tarde do que nunca!!! Por enquanto vou colocar as fotos, mas estou digitando para disponibilizar aqui no blog o mais breve possível.

Vocabulário Controlado

2 Referencial teórico

2.1 Vocabulário Controlado

2.1.1 Conceito, vantagens e uso

Nas massas documentais acumuladas, há grande dificuldade para se encontrar qualquer informação. Para que qualquer arquivo se torne eficiente, é preciso que se organize o seu conjunto documental segundo regras que levem em conta a identificação de semelhanças e diferenças. A gestão arquivística de documentos é o

“conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.” (CONARQ, 2006, p.7)

Dentre os instrumentos para a gestão arquivística, além do plano de classificação, da tabela de temporalidade, do manual de gestão e do esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos, temos ainda os instrumentos adicionais que segundo o CONARQ (2006, p. 41) são o glossário, o vocabulário controlado[1] e o tesauro[2].

As linguagens documentárias são linguagens artificiais que representam o universo conceitual de campos específicos do conhecimento. Elas representam conteúdos para fins de recuperação e disseminação da informação. Para que a recuperação da informação ocorra de maneira satisfatória, ou seja, para os documentos sobre um assunto buscado sejam recuperados é necessário um controle terminológico. Segundo Gusmão, “o objetivo do controle da terminologia é delimitar os meios pelos quais pode-se expressar uma idéia” (1985, p. 11). Dessa forma, o vocabulário controlado interfere diretamente na efetividade do sistema de busca e recuperação da informação.

Segundo Smit e Kobashi, (2003, p. 13), o controle de vocabulário auxilia a organização dos arquivos “ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos documentos e à informação neles contida” e conseqüentemente favorece à recuperação da informação. Os pontos de acesso são pontos preestabelecidos através de critérios, que permitem detectar no conjunto, determinados documentos.

Dentre as vantagens que o uso de um vocabulário controlado proporciona, temos o aumento no índice de sucesso nas buscas e um melhor uso da informação, pois esse instrumento, através da representação do conteúdo, representa o universo conceitual de campos específicos do conhecimento.

A linguagem natural tem características que interferem no resultado das buscas (polissemia, homonímia[3], sinonímia[4], função sintática) fazendo com que a informação recuperada nem sempre seja igual à informação buscada. A disponibilização de informações implica em processos de normalização na apresentação da informação e os vocabulários controlados contribuem para a normalização temática dos documentos, interferindo diretamente na relevância e na pertinência dos itens recuperados.

2.1.2 Elaboração

Para que o vocabulário controlado seja eficaz, é necessário que se faça um planejamento cuidadoso que leve em conta a delimitação do(s) assuntos(s) tratado (s), pois quanto maior o numero de conceitos, mais difícil é sua sistematização. Deve-se considerar também o público alvo, tendo em vista que serão selecionados os termos de acordo com a necessidade do usuário, além de selecionar as fontes disponíveis que contenham informações importantes para o entendimento e organização dos termos.   

Segundo Campos (2011), o levantamento do vocabulário pode ser realizado através das fontes identificadas no momento do planejamento ou no vocabulário resultante da indexação em um serviço se informação. No caso do presente trabalho, temos ainda como fontes os próprios documentos constantes no acervo e as listas que identificam a localização dos mesmos.

Segundo Gusmão (1985, p. 20), existem três métodos pelos quais pode ser elaborados os tesauros, a saber:

Método dedutivo ou analítico: “consiste em elaborar o tesauro a medida que se analisa os documentos que pertencem ao campo de assuntos escolhido utilizando a mesma terminologia que se encontra nos documentos” (GUSMÃO, 1985, p. 20)

Método indutivo ou sintético: “consiste em extrair todas as palavras correspondentes ao campo de assunto escolhido partindo-se de dicionários, esquemas de classificação, glossários, índices de obras, etc.” (GUSMÃO, 1985, p. 20) ou seja, segundo esse método, “a obtenção da terminologia se faz mediante a identificação de termos prováveis, a partir da literatura corrente” (DODEBEI, 2002, p. 70), escolhendo os termos de acordo com a freqüência que aparecem nos documentos.

Método misto: “consiste em combinar o método dedutivo e indutivo; desta maneira obter-se-à um tesauro especificamente adaptado às necessidades do usuário.” (GUSMÃO, 1985, p. 20)

Smit e Kobashi (2003) dividem o processo de elaboração do vocabulário controlado em procedimentos micro (introdução do controle nos termos ou expressões) e procedimentos macro (ordenação dos termos). E os procedimentos micro são compostos por seis aspectos, a saber: normalização gramatical, opções de grafia, alterações em nomes de pessoas ou topônimos, controle de sinonímia, homonímia ou quase-sinonímia, adoção de termos compostos e introdução de notas de escopo e uso.

Para as autoras deve-se utilizar as palavras em sua forma substantiva, masculina e singular, com exceção de termos que representem conceitos diferentes ou classes de objetos, ou ainda quando os termos forem compostos e a expressão for consagrada (ex. Conjunto Teatral dos Amadores - termo composto). Além disso, deve-se normalizar termos que possuem grafias diferentes em função da passagem de tempo adotando a grafia atual (ex. para Grupo Theatral Luso-Brasileiro use Grupo Teatral Luso-Brasileiro).

Metodologia:

Para a elaboração do presente vocabulário controlado utilizou-se o método misto, tendo em vista que este permite que a escolha dos termos seja baseada na indexação dos documentos e na consulta bibliográfica de materiais como o Estatuto da Sociedade União Operária. Dessa maneira, foi realizada a consulta aos documentos como cartazes de peças e reportagens de jornal, dentre outros, para a escolha de termos que representassem o conteúdo dos mesmos, elaborando uma lista de termos em linguagem natural, que gerou, após normalização, o vocabulário controlado do Fundo União Operária.

Referências:

CAMPOS, Maria Luiza de Almeida. Elaboração de tesauro documentário. Disponível em: <http://www.conexaorio.com/biti/tesauro/>. Acesso em 22 abr 2011.

CONARQ: Conselho Nacional de Arquivos. Modelo de requisitos para sistemas de gestão arquivística de documentos: e-arq Brasil. Rio de Janeiro: CONARQ, 2006.

DODEBEI, Vera Lucia Doyle. Tesauro: linguagem de representação da memória documentária. Niterói; Rio de Janeiro: Intertexto; Interciência, 2002.

GUSMÃO, Heloisa Rios. Tesauros: analise e utilização. Niterói: CEUFF,1985.

SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado para a aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 2003. (Como Fazer, 10)

4 Resultados e discussões

            4.1 Vocabulário controlado para o fundo Sociedade União Operária de Rio Grande:

Adalberto Xavier (presidente)

Alzemiro de Lima (presidente)

Administração

Amparo social mútuo (caixa)

Assembléia

Biblioteca

Caixa escolar

            Use escola

Conjunto teatral dos Amadores

            Use Grêmio Lírico Dramático dos Amadores

Conselho Consultivo

            Use Administração

Diretoria

            Use Administração

Eleição

Escola

Frente Sindicalista Rio-Grandense

            Use organização sindical

Gastão Balbieri

Grêmio Lírico Dramático

            Dos Amadores

            Dos Brilhantes

Cruzeiro

Culto à Arte

Filhos do Oriente

Filhos do Trabalho

Germinal

Guarany

João de Saldanha

Luso-Brasileiro

Rio branco

União Operária

Ypiranga

Grêmio teatral

            Use Grêmio Lírico Dramático

Organização sindical

Palestra

Patrimônio social

Primo Nunes Machado (presidente)

Sócios

Teatro

Votação

---

[1] Vocabulário controlado é um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos. (CONARQ, 2006, p. 44) Ou ainda uma lista de termos elaborados para fins de indexação; ele existe para permitir a coincidência entre o termo escolhido pelo indexador e o procurado pelo pesquisador. (GUSMÃO, 1985, p. 11)

[2] Um tesauro é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência, que cobre uma área específica do conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relações hierárquicas com outros termos são explicitados. (CONARQ, 2006, p. ) Ou ainda uma lista estruturada de termos, utilizada por indexadores, para identificar o(s) assunto(s) de um documento com especificidade bastante a fim de permitir sua recuperação rápida e eficaz pelos pesquisadores.” (GUSMÃO, 1985, p. 15)

[3] Quando as palavras tem a mesma forma, mas seu significado depende do contexto em que está inserida. Por exemplo: Tênis (calçado) e Tênis (esporte)

[4] Quando as palavras são diferentes, mas possuem o mesmo significado. Por exemplo: Plano de Classificação e Quadro de Arranjo.

Plano de emergência (parte 2)

Em determinadas situações a rede eletrica da sinais de mal funcionamento, como lampadas piscando apenas em uma sala ou andar, sinalizando que aquela parte da instalção apresenta problemas, ou ainda faiscas saindo dos terminais de energia. Nesse caso, o disjuntor(?) do local deve ser desligado e contactado o setor de manutenção eletrica para revisar a fiação e detectar o problema.

3. Procedimento de resposta:
Todos os casos para os quais estão previstos coberturas nesse plano de emergencia, precisam como primeiras ações, a comunicação aos responsaveis pelo CDH e ICHI;
Coordenadora do Centro de Documentação Histórica Hugo Pereira Neves:
Carmen Gessilda Burget Schiavon
e-mail: cgbschiavon@gmail.com
Telefone: Ramal:
Prédio: Sala:

Diretora do Instituto de Ciencias Humanas e da Informação:
Adriana K. Senna
e-mail:
Telefone: Ramal:
Prédio: Sala:
Além disso deve ser acionada a seguradora e requisistado o auxilio de uma equipe de voluntarios para recuperação dos acervos.
Quando os desastres não podem ser evitados, os primeiros passos para cada caso serão:
Inundações:
Além de comunicar os responsaveis citados acima, será acionado o sistema de drenagem.
Incêndios:
Acionar corpo de bombeiros e em um segundo momento requisitar auxilio técnico para reabilitar a rede eletrica.
Destruição por vendavais:
Tomar as providencias cabiveis a todas as catastrofes, como avisar os responsaveis, acionar seguradora e reunir voluntarios.
Infestações de insetos:
Proceder as devidas comunicações, e reunir voluntarios.
Furtos ou vandalismos:
Registrar ocorrencia de invasão caso ocorra e realizar medidas comuns a outras situações.

INTRODUÇÃO

Introdução

Esse trabalho esta direcionado ao arquivo do Centro de Documentação Histórica (CDH) da Universidade Federal de Rio Grande (FURG). O CDH tem um vasto acervo, é composto de muitos exemplares, coleções, e fundos, alem de videoteca, assim é visível, o seu cunho cultura, social, e relevância para pesquisas. Dessa forma, vai mostrar a importância da elaboração de um plano de emergência e de um vocabulário controlado para um arquivo.

O primeiro vai ser escrito para possíveis riscos, isto, é, vai auxiliar nas decisões caso ocorra alguma situação inesperada como: Incêndios, inundações, furtos, vandalismos etc. O plano faz com que o arquivista e a própria instituição perceba as condições de acondicionamento e armazenamento do arquivo e com isso procedam de forma planejada detalhando as providencias a serem tomadas em casos de sinistro.

O vocabulário controlado é um conjunto de palavras que são feitas para a recuperação da informação, ele vai identificar os conteúdos dos documentos, pois os arquivos contêm documentos com diferentes linguagens e expressões, e essas podem variar de uma época para outra, desse modo, sua elaboração faz uma relação de sinônimos, ou palavras que podem ser substituídas para facilitar as pesquisas aos acervos.

Procurou-se investigar se no arquivo já existia algum dos objetos citados acima, sendo negativas as respostas, o presente trabalho vai propor e elaborar, um vocabulário controlado para um dos fundos do CDH Hugo Pereira, que é o da Sociedade União Operária de Rio Grande. E o plano de emergências será sugerido para todo CDH.

Plano de emergência para o CDH Hugo Pereira Neves

1. Introdução:
Este plano de emergência tem como propósito estabelecer ações que possam se executadas em caso de catástrofes e afins. Dessa forma os pontos principais estão pautados nas possibilidades de remoção, em caso de eventualidades previstas, e nas primeiras intervenções que possam inibir maiores perdas. Da mesma maneira, são estabelecidos os processos que devem ser realizados em um segundo momento, visando a recuperação das fontes históricas presentes no acervo do CDH.
Ficam previstas coberturas para as seguintes situações:
- Incêndio acidental ou intencional;
- Inundações por chuvas excessivas, maremotos ou similares;
- Destruição por vendavais;
- Infestações de insetos;
- Furtos ou vandalismos.

2. Ações:
Caso exista alerta antecipado de alguma catástrofe, deve-se proceder para cada caso uma série de ações de emergência. Em geral, o que pode ser previstos são as inundações e os ventos fortes e alguns incêndios caso sejam ocasionados por falhas na rede elétrica.
Quando há suspeita de possibilidades de chuvas fortes ou agitações marítimas, as principais iniciativas situam-se em remover os acervos a mais depressa possível. Para isso, o segundo andar do prédio onde está o arquivo deverá disponibilizar ao menos uma sala onde os documentos possam ficar ate que o alerta seja suspendido. Essa atividade no entanto, é trabalhosa e não deve ser executada sempre que houver previsão de chuva, sendo reservada a possibilidade de maremoto ou chuvas torrenciais contínuas. a remoção para o andar superior será realizada através de um elevador de pequeno porte, movimentado por roldanas e acionado manualmente.
Se a hipótese for de pequenos alagamentos o sistema de drenagem deve ser acionado. Existindo a alerta, o sistema ficará acionado continuamente nos períodos em que não houver ninguém no local. Já se houver alguém no local, o sistema somente será ativado quando constatar-se a entrada de água.
Quanto aos vendavais a menos complexidade , se alertas forem emitidos por estações meteorológicas ou se o vento estiver com mais força do que habitualmente, as janelas metálicas serão fechadas.

"tem continuação!"

PLANOS DE EMERGÊNCIA

Planos de Emergência.

Existem inúmeras causas que pode ocorrer em um arquivo causando perdas parciais de documentos ou até mesmo sua total destruição, esses motivos podem ser internos (na constituição, produção, acondicionamento ou algum material utilizado possa levar a degeneração do documento, como um material metálico), e externos (maremotos, inundações, roedores, umidade, etc). A fundamentação tratou essencialmente das emergências, isto é, “uma emergência é definida como uma ocorrência inesperada que requer uma ação imediata”. (diretrizes para preservação e controlo de desastres em arquivo, p. 15).

Acresce que, a legislação arquivística¹ prevê a proteção aos documentos de arquivo, isto é, a sua preservação e conservação, para que isso ocorra os documentos devem estar armazenados e acondicionados de forma apropriada e segura. Existem muitas etapas que se recomenda na legislação para garantir a desejada preservação. E uma delas é segurança do arquivo. Em suma, é necessário que toda a instituição que mantém a custódia de documentos e que queira preservar seus acervos tenha um Plano de Emergência, e existem muitos manuais que expõem os passos para sua formulação. Esses manuais facilitam e auxiliam o trabalho arquivístico, pois são detalhados para a proteção de eventuais calamidades.

O plano deve ser escrito, orientado para possíveis calamidades que possa atingir os arquivos, isto é, ele deve salvar o arquivo, caso ocorra algum desastre, “uma situação de desastre é um estado temporário provocando uma mudança rápida no ambiente com conseqüências devastadoras.” (diretrizes para preservação e controlo de desastres em arquivo, p. 17). Seu objetivo é detalhar todas as ações que a instituição e responsáveis pelo arquivo, junto ao arquivista devem realizar para manter a preservação aos documentos em caso de incidente.

De acordo com, diretrizes para preservação e controlo de desastres em arquivo, pode se identificar os desastres em natural ou provocado pelo homem. O primeiro, são causados por fenômenos referentes à natureza, podem ser chuvas excessivas causando inundações, tremores, furacões, ciclones, secas etc. E o segundo, são as falhas humanas, pode ser fogo acidental, ou proposital, goteiras ou alguma outra desatenção.

1- (CONARQ, p. 30). Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tem por finalidade: I - definir a política Nacional de arquivos públicos e privados e; II - exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Lista de termos em linguagem natural

  "Noite dos prazeres"
 "O Combinado Bracista de Ping-Pong"
 Adalberto Xavier (Presidente)
 Alzemiro de Lima (Presidente)
 assembléia geral
 assembléias
 Bloco R. de Flores
 Caravana Bagéense
 Chôro Liberal
 classes graficas
 Conjunto theatral dos Amadores
 Conjunto Theatral Leopoldo Froes
 conselho delibertaivo
 Corpo Cênico Gaúcho
 Diretoria
Estatuto
 Frente Sindicalista Rio Grandense
 G. C. L. Filhos do Oriente
 G.D. Beira-Mar
 G.D.24 de Junho
 Gastão Balbieri
 Grêmio S. 3 de Outubro
 Grupo Infantil de Variedades
 Grupo Lyrico Dramático Culto à Arte
 Grupo Lyrico Dramático  Filhos do Oriente
 Grupo Lyrico Dramático  Luso-Brasileiro
 Grupo Lyrico Dramático  Ypiranga
 Grupo Lyrico Dramático
 Cruzeiro Grupo Lyrico Dramático da Sociedade União Operária
 Grupo Lyrico Dramático dos Amadores
 Grupo Lyrico Dramático dos Brilhantes
 Grupo Lyrico Dramático Filhos do Trabalho
 Grupo Lyrico Dramático Germinal
 Grupo Lyrico Dramático Guarany
 Grupo Lyrico Dramático João de Saldanha
 Grupo Lyrico Dramático Rio Branco Grupo Nacional de Variedades
 Grupo Theatral Luso-Brasileiro
 Jane Luiza
 Jazz-Caboclos
 João Leonini (Presidente)
 Joaquim da cruz Dias (Presidente)
 livro amparo social 
 livro caixa da tesouraria
 assinaturas do dia do trabalhador
 mercadorias e utensílios
 presenças das assembléias gerais
 propostas
 livro grade da caixa de socorros
 livro grade dos sócios
 livro grande da tesouraria
 Manoel Mello (cantor)
 matrícula das classes federadas
 Movimento Operário Operário Lyrico D.
 "Carlos Santos"
 Osmar Baptista (ator)
 Recorte de Jornal
 Regina Soares
 relatório presidencial
 Reunião da Sociedade União Operária
 Sindicato Padeiral
 sócios Troupe "Espia só"
 Troupe Beira-Mar
 Troupe Fidêncio & Cia
 Troupe Ra-ta-plan
 Troupe Regional de Novidades
 Troupe Silva Filhos
 Troupe Tre-lo-lo
 Troupe Veneza

Fotos tiradas ao longo do trabalho

Material bibliográfico pertencente aà antiga biblioteca da  Sociedade União Operária

Documentos arquivísticos misturados à coleção bibliográfica

Documentos arquivísticos embalados com os mais diversos tipos de papel...

Jornais publicados pela Sociedade União Operária

Planta da Sede da Sociedade União Operária

Alguns documentos arquivísticos que não estavam no armário...