Vocabulário Controlado

2 Referencial teórico

2.1 Vocabulário Controlado

2.1.1 Conceito, vantagens e uso

Nas massas documentais acumuladas, há grande dificuldade para se encontrar qualquer informação. Para que qualquer arquivo se torne eficiente, é preciso que se organize o seu conjunto documental segundo regras que levem em conta a identificação de semelhanças e diferenças. A gestão arquivística de documentos é o

“conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.” (CONARQ, 2006, p.7)

Dentre os instrumentos para a gestão arquivística, além do plano de classificação, da tabela de temporalidade, do manual de gestão e do esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos, temos ainda os instrumentos adicionais que segundo o CONARQ (2006, p. 41) são o glossário, o vocabulário controlado[1] e o tesauro[2].

As linguagens documentárias são linguagens artificiais que representam o universo conceitual de campos específicos do conhecimento. Elas representam conteúdos para fins de recuperação e disseminação da informação. Para que a recuperação da informação ocorra de maneira satisfatória, ou seja, para os documentos sobre um assunto buscado sejam recuperados é necessário um controle terminológico. Segundo Gusmão, “o objetivo do controle da terminologia é delimitar os meios pelos quais pode-se expressar uma idéia” (1985, p. 11). Dessa forma, o vocabulário controlado interfere diretamente na efetividade do sistema de busca e recuperação da informação.

Segundo Smit e Kobashi, (2003, p. 13), o controle de vocabulário auxilia a organização dos arquivos “ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos documentos e à informação neles contida” e conseqüentemente favorece à recuperação da informação. Os pontos de acesso são pontos preestabelecidos através de critérios, que permitem detectar no conjunto, determinados documentos.

Dentre as vantagens que o uso de um vocabulário controlado proporciona, temos o aumento no índice de sucesso nas buscas e um melhor uso da informação, pois esse instrumento, através da representação do conteúdo, representa o universo conceitual de campos específicos do conhecimento.

A linguagem natural tem características que interferem no resultado das buscas (polissemia, homonímia[3], sinonímia[4], função sintática) fazendo com que a informação recuperada nem sempre seja igual à informação buscada. A disponibilização de informações implica em processos de normalização na apresentação da informação e os vocabulários controlados contribuem para a normalização temática dos documentos, interferindo diretamente na relevância e na pertinência dos itens recuperados.

2.1.2 Elaboração

Para que o vocabulário controlado seja eficaz, é necessário que se faça um planejamento cuidadoso que leve em conta a delimitação do(s) assuntos(s) tratado (s), pois quanto maior o numero de conceitos, mais difícil é sua sistematização. Deve-se considerar também o público alvo, tendo em vista que serão selecionados os termos de acordo com a necessidade do usuário, além de selecionar as fontes disponíveis que contenham informações importantes para o entendimento e organização dos termos.   

Segundo Campos (2011), o levantamento do vocabulário pode ser realizado através das fontes identificadas no momento do planejamento ou no vocabulário resultante da indexação em um serviço se informação. No caso do presente trabalho, temos ainda como fontes os próprios documentos constantes no acervo e as listas que identificam a localização dos mesmos.

Segundo Gusmão (1985, p. 20), existem três métodos pelos quais pode ser elaborados os tesauros, a saber:

Método dedutivo ou analítico: “consiste em elaborar o tesauro a medida que se analisa os documentos que pertencem ao campo de assuntos escolhido utilizando a mesma terminologia que se encontra nos documentos” (GUSMÃO, 1985, p. 20)

Método indutivo ou sintético: “consiste em extrair todas as palavras correspondentes ao campo de assunto escolhido partindo-se de dicionários, esquemas de classificação, glossários, índices de obras, etc.” (GUSMÃO, 1985, p. 20) ou seja, segundo esse método, “a obtenção da terminologia se faz mediante a identificação de termos prováveis, a partir da literatura corrente” (DODEBEI, 2002, p. 70), escolhendo os termos de acordo com a freqüência que aparecem nos documentos.

Método misto: “consiste em combinar o método dedutivo e indutivo; desta maneira obter-se-à um tesauro especificamente adaptado às necessidades do usuário.” (GUSMÃO, 1985, p. 20)

Smit e Kobashi (2003) dividem o processo de elaboração do vocabulário controlado em procedimentos micro (introdução do controle nos termos ou expressões) e procedimentos macro (ordenação dos termos). E os procedimentos micro são compostos por seis aspectos, a saber: normalização gramatical, opções de grafia, alterações em nomes de pessoas ou topônimos, controle de sinonímia, homonímia ou quase-sinonímia, adoção de termos compostos e introdução de notas de escopo e uso.

Para as autoras deve-se utilizar as palavras em sua forma substantiva, masculina e singular, com exceção de termos que representem conceitos diferentes ou classes de objetos, ou ainda quando os termos forem compostos e a expressão for consagrada (ex. Conjunto Teatral dos Amadores - termo composto). Além disso, deve-se normalizar termos que possuem grafias diferentes em função da passagem de tempo adotando a grafia atual (ex. para Grupo Theatral Luso-Brasileiro use Grupo Teatral Luso-Brasileiro).

Metodologia:

Para a elaboração do presente vocabulário controlado utilizou-se o método misto, tendo em vista que este permite que a escolha dos termos seja baseada na indexação dos documentos e na consulta bibliográfica de materiais como o Estatuto da Sociedade União Operária. Dessa maneira, foi realizada a consulta aos documentos como cartazes de peças e reportagens de jornal, dentre outros, para a escolha de termos que representassem o conteúdo dos mesmos, elaborando uma lista de termos em linguagem natural, que gerou, após normalização, o vocabulário controlado do Fundo União Operária.

Referências:

CAMPOS, Maria Luiza de Almeida. Elaboração de tesauro documentário. Disponível em: <http://www.conexaorio.com/biti/tesauro/>. Acesso em 22 abr 2011.

CONARQ: Conselho Nacional de Arquivos. Modelo de requisitos para sistemas de gestão arquivística de documentos: e-arq Brasil. Rio de Janeiro: CONARQ, 2006.

DODEBEI, Vera Lucia Doyle. Tesauro: linguagem de representação da memória documentária. Niterói; Rio de Janeiro: Intertexto; Interciência, 2002.

GUSMÃO, Heloisa Rios. Tesauros: analise e utilização. Niterói: CEUFF,1985.

SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado para a aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 2003. (Como Fazer, 10)

4 Resultados e discussões

            4.1 Vocabulário controlado para o fundo Sociedade União Operária de Rio Grande:

Adalberto Xavier (presidente)

Alzemiro de Lima (presidente)

Administração

Amparo social mútuo (caixa)

Assembléia

Biblioteca

Caixa escolar

            Use escola

Conjunto teatral dos Amadores

            Use Grêmio Lírico Dramático dos Amadores

Conselho Consultivo

            Use Administração

Diretoria

            Use Administração

Eleição

Escola

Frente Sindicalista Rio-Grandense

            Use organização sindical

Gastão Balbieri

Grêmio Lírico Dramático

            Dos Amadores

            Dos Brilhantes

Cruzeiro

Culto à Arte

Filhos do Oriente

Filhos do Trabalho

Germinal

Guarany

João de Saldanha

Luso-Brasileiro

Rio branco

União Operária

Ypiranga

Grêmio teatral

            Use Grêmio Lírico Dramático

Organização sindical

Palestra

Patrimônio social

Primo Nunes Machado (presidente)

Sócios

Teatro

Votação

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[1] Vocabulário controlado é um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos. (CONARQ, 2006, p. 44) Ou ainda uma lista de termos elaborados para fins de indexação; ele existe para permitir a coincidência entre o termo escolhido pelo indexador e o procurado pelo pesquisador. (GUSMÃO, 1985, p. 11)

[2] Um tesauro é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência, que cobre uma área específica do conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relações hierárquicas com outros termos são explicitados. (CONARQ, 2006, p. ) Ou ainda uma lista estruturada de termos, utilizada por indexadores, para identificar o(s) assunto(s) de um documento com especificidade bastante a fim de permitir sua recuperação rápida e eficaz pelos pesquisadores.” (GUSMÃO, 1985, p. 15)

[3] Quando as palavras tem a mesma forma, mas seu significado depende do contexto em que está inserida. Por exemplo: Tênis (calçado) e Tênis (esporte)

[4] Quando as palavras são diferentes, mas possuem o mesmo significado. Por exemplo: Plano de Classificação e Quadro de Arranjo.