PLANOS DE EMERGÊNCIA

Planos de Emergência.

Existem inúmeras causas que pode ocorrer em um arquivo causando perdas parciais de documentos ou até mesmo sua total destruição, esses motivos podem ser internos (na constituição, produção, acondicionamento ou algum material utilizado possa levar a degeneração do documento, como um material metálico), e externos (maremotos, inundações, roedores, umidade, etc). A fundamentação tratou essencialmente das emergências, isto é, “uma emergência é definida como uma ocorrência inesperada que requer uma ação imediata”. (diretrizes para preservação e controlo de desastres em arquivo, p. 15).

Acresce que, a legislação arquivística¹ prevê a proteção aos documentos de arquivo, isto é, a sua preservação e conservação, para que isso ocorra os documentos devem estar armazenados e acondicionados de forma apropriada e segura. Existem muitas etapas que se recomenda na legislação para garantir a desejada preservação. E uma delas é segurança do arquivo. Em suma, é necessário que toda a instituição que mantém a custódia de documentos e que queira preservar seus acervos tenha um Plano de Emergência, e existem muitos manuais que expõem os passos para sua formulação. Esses manuais facilitam e auxiliam o trabalho arquivístico, pois são detalhados para a proteção de eventuais calamidades.

O plano deve ser escrito, orientado para possíveis calamidades que possa atingir os arquivos, isto é, ele deve salvar o arquivo, caso ocorra algum desastre, “uma situação de desastre é um estado temporário provocando uma mudança rápida no ambiente com conseqüências devastadoras.” (diretrizes para preservação e controlo de desastres em arquivo, p. 17). Seu objetivo é detalhar todas as ações que a instituição e responsáveis pelo arquivo, junto ao arquivista devem realizar para manter a preservação aos documentos em caso de incidente.

De acordo com, diretrizes para preservação e controlo de desastres em arquivo, pode se identificar os desastres em natural ou provocado pelo homem. O primeiro, são causados por fenômenos referentes à natureza, podem ser chuvas excessivas causando inundações, tremores, furacões, ciclones, secas etc. E o segundo, são as falhas humanas, pode ser fogo acidental, ou proposital, goteiras ou alguma outra desatenção.

1- (CONARQ, p. 30). Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tem por finalidade: I - definir a política Nacional de arquivos públicos e privados e; II - exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.